Los robots de la Junta hacen el trabajo de 150 personas en un año

El Gobierno andaluz está empeñado en acabar con la burocracia que muchas veces desespera a ciudadanos y empresas a la hora de relacionarse con la administración y ha puesto a trabajar a los robots para 'despejar el papeleo'. Un proceso de digitalización de los trámites que ya está dando sus resultados para ofrecer un servicio más ágil al ciudadano.

El último informe sobre la automatización de procesos llevada a cabo por la Agencia Digital de Andalucía (ADA) en los dos últimos años a través de la Unidad de Automatización Inteligente (UAI), arroja que se han ejecutado más de medio millón de horas de trabajo de robots, con más de 1,4 millones de expedientes gestionados y 2,5 millones de documentos tratados de forma automatizada por la inteligencia artificial en 41 proyectos de 11 consejerías, de los que 25 aún están en funcionamiento, nueve han finalizado y siete están en construcción.

Sólo en el último año, la fuerza de trabajo digital ha sido equivalente al tiempo de trabajo de 150 personas (considerando que el robot realizara la tarea en el mismo tiempo que el humano), permitiendo así liberar tiempo a los gestores públicos para dedicarlo a las tareas que requieren de su experiencia, agilizando los plazos de resolución de los procedimientos y aumentando la eficiencia operativa, la fiabilidad y la agilidad de la Junta.

Las ayudas y subvenciones como prioridad

Una de las líneas prioritarias de actuación de la consejería de Presidencia y Simplificación Administrativa que dirige Antonio Sanz, ha sido la automatización de la tramitación de ayudas y subvenciones que requieren ser resueltas de manera ágil, en las que la robotización ha trabajado en grabar las solicitudes y la documentación presentada, evaluar los requisitos exigidos, tramitar las solicitudes o procesar los documentos para extraer automáticamente los datos relevantes para la justificación de las ayudas.

Entre los casos de éxito durante estos dos años destaca la tramitación de más de 100.000 solicitudes de ayuda de empleo estable en 37 días (más de 50.000 solicitantes se beneficiaron de ayudas por unos 170 millones de euros); la automatización 100% del programa Bono Digital, lo que ha permitido reducir el tiempo medio de tramitación de un expediente de 35 minutos a menos de un minuto; o la automatización de las ayudas a agricultores y ganaderos afectados por la invasión de Ucrania, que permitió abordar el pago de las ayudas (más de 7.000 expedientes) en un plazo de 17 días.

De igual modo, las ayudas al sobrecoste energético se resolvieron y pagaron en dos meses a más de 30.000 solicitantes, a los que se destinaron más de 200 millones de euros. Otro caso de éxito ha sido la robotización de las ayudas al comercio, hostelería y agencias de viaje, con la que se agilizaron los expedientes, con más de 270.000 tareas realizadas por los robots y una estimación de 30.000 horas ahorradas a los gestores en expedientes que se procesaron en menos de diez horas.

Tecnologías para agilizar la gestión

Para estos y otros muchos otros trámites se utilizan diversas tecnologías, como la RPA (Robotic Process Automation, Automatización de procesos mediante robotización), que utiliza robots software (programas que funcionan de forma autónoma) para automatizar tareas, siendo su principal ventaja que permite automatizar incluso aquello que no fue diseñado para serlo.

Otra tecnología utilizada en los procesos de automatización es el tratamiento inteligente de documentos (IDP, Inteligent Document Processing). Esta tecnología permite tratar de forma automatizada los documentos para la extracción y cotejo de información, aplicando tecnologías como la inteligencia artificial para esta tarea. Ambas permiten la automatización de multitud de tareas repetitivas y rutinarias, no necesariamente relacionadas con la gestión de expedientes, que actualmente realizan las personas: descarga de documentación masiva, conversión masiva de documentos a otros formatos, clasificación de documentación en carpetas de red o grabación de datos.