Compliance Officer, un puesto con mucho futuro
La función de 'compliance officer' gana peso en las organizaciones y es un trabajo cada vez más demandado. Requiere una formación muy específica y un amplio conocimiento del negocio.
Compliance Officer, un puesto con mucho futuro
Pendientes todavía de un mínimo desarrollo jurisprudencial en nuestro país sobre la figura del oficial de cumplimiento o compliance officer, llama la atención lo mucho que se ha hablado y escrito sobre ella.
Tanto es así, que, en ocasiones, se ha pretendido descansar sobre este cargo casi cualquier cuestión relacionada con la implantación, aplicación y evolución de un sistema de cumplimiento (penal) en una empresa, y responsabilidades derivadas, olvidando que, en una organización, compliance somos todos. A pesar de la ausencia de novedades, la semana en curso dedicada a esta figura contribuirá, sin duda, a mantenerla en el plano de máxima actualidad en el que se encuentra fundamentalmente desde la reforma operada en el Código Penal que entró en vigor hace ya más de tres años.
El Código Penal se refiere a ello como una de las condiciones con cuya acreditación una persona jurídica podría quedar exenta de responsabilidad penal y lo define como un "órgano de la persona jurídica con poderes autónomos de iniciativa y control o que tenga encomendada legalmente la función de supervisar la eficacia de los controles internos de la persona jurídica", atribuyéndole, como función principal, la de supervisar el funcionamiento y cumplimiento del modelo de prevención de delitos implantado en la empresa.
De esta definición se pueden extraer con facilidad algunas notas sencillas -con las consiguientes discusiones derivadas- que deben ser tenidas en cuenta para la configuración de esta función y su integración en el modelo organizativo de una empresa.
¿Unipersonal o colegiado?
Con "órgano" se puede colegir que podrá ser unipersonal o colegiado. La adopción de una u otra forma dependerá de factores como la dimensión de la empresa -y su nivel de exposición a los riesgos (penales)-, la disponibilidad de sus miembros y los recursos que puedan destinarse a tal menester. El modelo colegiado es, en nuestra experiencia, el más extendido, posiblemente porque, en tanto se clarifique su régimen de responsabilidad, facilita que las eventuales responsabilidades se compartan.
Una de las cuestiones más discutidas es si la persona o personas que desarrollan funciones de cumplimiento en el seno de una organización deben hacerlo con carácter exclusivo. En nuestra opinión, el ideal es que así debiera ser para evitar los conflictos de intereses que se podrían plantear en caso de que un concreto riesgo -a prevenir pero, fundamentalmente, frente al que reaccionar-, afectara a una actividad a la que, conjuntamente con la de cumplimiento, pudieran dedicarse los miembros del órgano referido.
También existe un intenso debate acerca del perfil que debe tener el compliance officer o los integrantes del órgano de cumplimiento para desarrollar la función de forma adecuada: jurídicos, auditores, financieros..., casi todos, puntos de partida válidos si se completan con una formación especializada en compliance. Lo que en todo caso resulta imprescindible es que quien desarrolle funciones de cumplimiento reúna un conocimiento profundo y completo de la actividad y funcionamiento de la empresa en cuestión, lo que entronca con lo siguiente.
¿Externo o interno?
Con "de la persona jurídica" se puede deducir que el legislador aboga por que la función de cumplimiento se desarrolle desde la propia empresa, probablemente, porque el conocimiento de los riesgos que una empresa debe prevenir en función de su actividad será siempre más profundo, completo y cualificado desde dentro.
Autonomía
"Con poderes autónomos de iniciativa y control". A la persona o personas que dentro de una organización desarrollan funciones de cumplimiento se les debe reconocer una autoridad y posición suficientes para poder supervisar, incluso a los miembros del órgano de administración, con la autonomía exigida. Para ello es muy importante, por un lado, definir bien el cargo, funciones y responsabilidades aparejadas en un contrato, y reforzarlo con las garantías laborales necesarias, y, por otro, asegurar la interlocución directa con el órgano de administración.
Funciones
Por lo que a las funciones del compliance officer se refiere, la general de supervisar el funcionamiento y cumplimiento del modelo de prevención de delitos debería incluir su intervención y participación tanto en el diseño, elaboración e implantación, como en el seguimiento, verificación periódica y mejora continua del modelo. Se trata, pues, de una función muy amplia de la que tácitamente se derivan todas las demás: plan de acción y formación, tareas de reporte y monitorización, proceso de verificación periódica, etc.
Sin embargo, hay una función específica que el Código Penal atribuye expresamente al órgano de cumplimiento al enumerar los requisitos que deben cumplir los modelos de organización y gestión para la prevención de delitos: "Impondrán la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo".
De acuerdo con el reproducido requisito, el órgano de cumplimiento o compliance officer deberá ser informado de las irregularidades que se produzcan en relación con el modelo de compliance penal por los destinatarios del mismo. Esto es, el Código Penal sitúa al compliance officer como receptor de estas informaciones cuya canalización puede ser diversa y será válida siempre que en el proceso se garantice el respeto a la normativa de protección de datos de carácter personal, la confidencialidad y la ausencia de represalias.
Un primer análisis de las comunicaciones recibidas determinará si procede iniciar una investigación interna para el esclarecimiento de los hechos comunicados y la adopción, en su caso, de las medidas que proceda. Ahora bien, el Código Penal no atribuye necesariamente al compliance officer la función de gestionar o investigar las informaciones que reciba. De hecho, la externalización de las investigaciones internas se ha constituido en los últimos tiempos como una práctica cada vez más extendida, fundamentalmente, por las ventajas que ello ofrece; entre ellas:
- La llevanza externa de las investigaciones internas refuerza las garantías de confidencialidad, objetividad, imparcialidad y no adopción de represalias, lo que contribuye a promover la utilización de los medios establecidos para canalizar posibles incumplimientos.
- El externo ofrece garantías de especialización y cualificación para actuar en procesos especialmente sensibles y complejos.
- Si el tercero es abogado, la conducción externa de las investigaciones internas permite proteger toda la información que se recabe a lo largo del proceso con el secreto abogado-cliente (o attorney-client privilege), lo que resulta especialmente importante cuando se trata de hechos sobre los que la empresa pudiera tener algún tipo de responsabilidad.
Sin perjuicio de que se opte o no por la externalización, las cuestiones más esenciales que, a nuestro parecer, deben tenerse en cuenta para el buen desarrollo de una investigación interna son las que siguen:
- Destinar los recursos -financieros, técnicos y humanos- suficientes.
- Regular el proceso que sigue una comunicación o denuncia desde su interposición: recepción, designación del equipo investigador, criterios de admisión a trámite, diligencias a practicar, resolución, adopción de las medidas que corresponda.
- Tener pleno acceso a toda la información y documentación necesaria y contar con la colaboración de las áreas de la empresa que se consideren necesarias para el esclarecimiento de los hechos.
Las investigaciones internas constituyen, pues, una nueva línea de actuación de las empresas en el marco de los sistemas de prevención de delitos o compliance penal en la que el papel del órgano de cumplimiento o compliance officer deberá adaptarse a la realidad y voluntad de cada empresa y, en su caso, matizarse en función del desarrollo jurisprudencial del que sea objeto esta figura, esperamos, a medio plazo.